DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE OFICIO, MEMORÁNDUM, CARTA,INFORME Y CIRCULAR UNIDAD 3 TAREA 2

OFICIO DEFINICIÓN

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de diferentes dependencias publicas o privadas.  

CARACTERÍSTICAS DE OFICIO

1. El color de la tinta debe ser negra o azul
2. Debajo del membrete se coloca  el numero de oficio
3. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación
4. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz,natural y cortes.
5. Trata un solo asunto
6. Se escribe siempre a maquina
7. Se extiende en original y duplicad

ESTRUCTURA

1. Lugar y fecha
2. Numeración
3. Destinatario
4. Asunto
5. Referencia
6. Cuerpo o texto
7. Despedida
8. Firma 
9. Iniciales

EJEMPLO DE OFICIO

MEMORÁNDUM DEFINICIÓN

El memorando es un documento que se utiliza para transferir informaciones, bien sea de una empresa, institución, una casa, estudios. En esta clase de información, se transmiten recomendaciones, felicitaciones, advertencias, instrucciones, decisiones, o citaciones.

CARACTERÍSTICAS DEL MEMORANDO 

1. Nombre del receptor
2. Nombre del remitente
3. Fecha
4. Asunto 
5. Contenido
6. Firma

REQUISITOS

1. Debe de ser un mensaje corto, claro y contundente
2. Debe llevar un membrete en la parte superior, preferiblemente
3. Debe usarse para comunicar alguna información relevante, de forma rápida como: solicitudes de informes, remisión de informes, resoluciones, peticiones.
4. Se trata de un documento de índole interna, exclusivamente
5. No puede sobrepasar una cuartilla
6. Lleva como titulo:memorando 

EJEMPLO DE MEMORÁNDUM 

CARTA DEFINICIÓN 

Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

CARACTERÍSTICAS CARTA

1. Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
2. Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
3. Posee una actitud cortés y amable.
4. Busca impresionar positiva mente al destinatario.
5. Busca una reacción favorable a los intereses del remitente
6. Busca dar información completa.

PARTES DE LA CARTA

1. Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
2. Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
3. Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
4. Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
5. Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.

EJEMPLO CARTA

DEFINICIÓN DE INFORME

Un relato o exposición de datos que se establece en forma sistemática y ordenada, se realiza generalmente por escrito aunque también se expresa oralmente. Este documento o esta exposición suele ser requerida por instituciones o personas que requieren estar enterados de los proyectos o procesos, que son precisamente lo que expresan los informes.

Estructura y características de un informe:

Proyecto.- El proyecto es la parte del informe que contiene la información y el sentido de la información que se quiere expresar.

Titulo.- Este es importante por ser quien expresa lo que es y de lo que se trata, de éste se puede desprender una idea clara del resto del contenido y debe ser llamativo o directo según se necesite.

Exposición.- La exposición es la explicación del informe, puede también llamarse texto y forma la totalidad del documento o del discurso.

Claridad.- El lenguaje utilizado debe ser claro, simple y en ocasiones muy técnico; la selección del lenguaje se establecerá correccionalmente según el tipo de informe y sus características.

Orden.- El orden de los datos debe ser jerarquizado, pues los informes pueden extenderse amplia mente, sobre todo los informes jurídicos y financieros donde se deben detallar los parámetros y movimientos realizados.

Informar.- Es el objetivo exclusivo del informe y se obtiene de éste el nombre.

Índice.- Este da una guía de lo que se está expresando, estos son aplicados principalmente a los informes muy elaborados que se extienden.

Cuerpo.- Es el total de documentos, desde el informe hasta los anexos que puedan existir, se puede hacer un directorio directamente para estos datos.

Resumen.- Este abarca una explicación reducida y en los informes largos se suele presentar.

Datos.- Estos son los datos que informarán las conclusiones y circunstancias que componen el informe.

Periodicidad.- Existen informes que se entregan periódicamente, los cuales pueden ser semestrales, bimestrales, mensuales, quincenales, semanales o diarios, esto independientemente de que se puedan marcar periodos específicos.

Bibliografía.- Es utilizada principalmente en los informes que requieren de investigación o de los informes escolares.

EJEMPLO DE INFORME

DEFINICIÓN CIRCULAR

Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso aquellos que no sean perfectamente circulares, ya que principalmente sirve para hacer alusión a la falta de esquinas o ángulos.

LOS SECRETOS DEL LENGUAJE CORPORAL

UNIDAD 3 TAREA 1 SÍNTESIS

 LOS SECRETOS DEL LENGUAJE CORPORAL "BURGOS"

El lenguaje corporal constituye una crucial forma de comunicación, ya que se hace indirectamente y con la ayuda de este, se puede analizar lo que una persona en verdad dice.

Este documental realiza un estudio hecho por varios investigadores en donde se examina muy detalladamente, los elementos que constituyen el lenguaje corporal: Los gestos y expresiones, el cuerpo y el tono de voz empleado en varias figuras publicas, con el fin de comprender y demostrarnos que hay mucho mensaje oculto en las palabras y discursos que dictan estas personas. En este mundo, la comunicación lo comprende todo, dependemos de ello, pero en realidad no se recibe de todo el mensaje brindado.

La alineación del cuerpo. Se debe de tener cierta concordancia de lo que se dice con lo que se hace y se demuestra.  Este factor ayuda a determinar si la persona miente o dice la verdad.

TAREA 6 SINTESIS DE EJEMPLO DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

La comunicación organización trata de que a través de entrevistas y recorridos por las diversas áreas de trabajo uno conoce a la persona y evaluar su desempeño y productividad.

es uno de los principios básicos de la administración y se usa en todas las empresas grandes medianas y pequeñas. Llevas al nuevo colaborador y en lugar de entrenarse directamente en su área o departamento lo entrenas en los departamentos que tienen conexión directa o indirecta con las funciones que el desempeñara, cuando el proceso termina se integra al nuevo colaborador en su puesto, con el conocimiento adquirido desempeñara sus funciones mas eficientemente, ademas que agregara valor al mismo al aprender un poco de otras cosas, con esto el nivel gerencia ve sus aptitudes y puede tomarse en cuenta para alguna promoción o simplemente moverse a donde tenga mas aptitudes, también sirve al mismo tiempo para que el trabajador descubra donde se siente mas cómodo.

TAREA 5FLUJOS Y OTROS TIPOS DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

• Comunicación formal: es la comunicación directa a través de los canales existentes en el organigrama de la empresa que se deriva de la alta administración. El mensaje se transmite y se recibe dentro de los canales formalmente establecidos por la empresa.
• Comunicación informal: se desarrolla fuera de los canales de comunicación establecidos por el organigrama y es todo tipo de relación social entre los colaboradores. De esta manera, los funcionarios pueden obtener más información a través de los conocidos rumores. A través de ella, se puede conseguir información sobre opiniones e insatisfacciones de los colaboradores sobre el clima organizacional.

Flujos de la comunicación organizacional

Para mejorar el diálogo interno, es necesario observar los flujos de comunicación entre sectores de la empresa y el contenido de esa información. Gracias a los flujos, se puede conocer por dónde pasan los datos de la empresa y hacia dónde van. Las empresas generan diariamente un gran volumen de información que desempeña un papel importante en las organizaciones cuando son conocidas por todos. Por otro lado, esto también genera muchos desafíos para una comunicación más fluida.

Tipos de flujo de la comunicación organizacional

• Flujo de comunicación ascendente: es cuando la información parte de los trabajadores hacia el líder. Este flujo corresponde al proceso de retroalimentación, es decir, la opinión sobre el modelo de gestión, las acciones administrativas y los planes organizativos. En organizaciones más tradicionales, esta comunicación es más difícil de suceder debido a su estructura bastante jerarquizada. Las principales funciones de ese flujo de comunicación son: proporcionar a los directivos la retroalimentación necesaria sobre los asuntos y problemas actuales de la organización; ser fuente primaria de retorno informativo para la dirección; aliviar tensiones al permitir que los empleados de nivel inferior compartan información relevante con sus superiores; estimular la participación y el compromiso de todos.
• Flujo de comunicación descendente: también llamado flujo de comunicación vertical u oficial. En este tipo de flujo, se transmiten normas, procedimientos, atribuciones, instrucciones, estrategias, objetivos y metas, prácticas organizacionales, noticias institucionales, entre otros. Su objetivo es proporcionar a los miembros información sobre con trabajos realizados, facilitar un resumen del trabajo y orientar a los funcionarios a reconocer los objetivos de la organización. Aquí también entran las acciones de comunicación interna o de recursos humanos para lograr la alineación estratégica, cultural y también para aumentar la productividad.
• Flujo de comunicación horizontal: este sucede entre personas del mismo nivel jerárquico. Ayuda en la comprensión entre pares y hace posible que el equipo una esfuerzos. Además, satisface necesidades como inclusión, control y afecto. Las principales funciones de este flujo de comunicación son: facilitar la coordinación de tareas permitiendo a los miembros establecer relaciones interpersonales efectivas; proporcionar a un empleado un medio para compartir información relevante de la empresa. Este tipo de flujo de información es común en empresas que buscan ser cada vez más colaborativas e innovadoras. Este permite que todos los colaboradores tengan voz, participen en debates y participen en la toma de decisiones. Generalmente, este tipo de organización opta por canales que proporcionan la colaboración, como redes sociales corporativas. Este flujo también ayuda a integrar y mejorar el clima entre los colaboradores y compartir conocimiento e inteligencia en la empresa.
• Flujo de comunicación transversal: el flujo atraviesa todas las instancias y flujos (ascendentes, descendentes y horizontales) de la empresa, sin la distinción de niveles jerárquicos. Generalmente se encuentra en organizaciones más modernas, descentralizadas y flexibles, con una gestión más participativa e integrada. Este tipo de flujo crea el ambiente necesario para que los empleados puedan participar en diferentes áreas y lograr un mayor nivel de interacción.
• Flujo de comunicación circular u oblicua: este flujo de comunicación está más presente en las organizaciones de menor tamaño y es extremadamente informal, circula indistintamente entre todos los niveles. La comunicación organizacional es uno de los procesos más importantes en el día a día de las empresas. Los flujos apoyan a todas las estrategias, actividades, acciones y decisiones tomadas por las empresas. De este modo, se logra la transmisión de información o mensajes para que haya entendimiento, esta información debe ser clara y directa.

TAREA 2 EJEMPLOS DE CADA TIPO DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

TAREA 4 SINTESIS

TEMA EL ARTE DE CONVERSAR

Lo normal es que hablemos como nos sale, o mejor dicho, tal como hayamos desarrollado nuestras cuatro voces. Hay personas, por ejemplo, que han desarrollado una voz de auto manifestación muy rudimentaria. Existen otras, en cambio, que tienen una voz de incitación demasiado fuerte o demasiado débil. El modelo del cuadrado de la comunicación ayuda a descubrir los objetivos que cada individuo debe desarrollar internamente para lograr un equilibrio.

Lo mismo sucede con el repertorio de oídos, algunas personas tienen grandes dificultades para escuchar con el oído de la auto manifestación, de forma que no pueden entrar en contacto con la manera de sentir interna del otro. El modelo de las cuatro voces y los cuatro oídos nos invita a descubrir las particularidades y limitaciones del estilo de comunicación que hemos heredado, al mismo tiempo que amplía nuestro margen de posibilidades de contacto con los demás.

TAREA 3 REDES DE COMUNICACIÓN

Es un conjunto de elementos con características comunes interconectadas o conectadas a través de un medio físico común, con el objetivo de compartir y optimizar recursos a través de una disposición física en particular.

•Elementos con características comunes

•Medio Común

•Interconectados o conectados

•Compartir y optimizarlos

•Depende de la forma de disposición física

Las redes y las redes humanas utilizan procedimientos similares para asegurar que su comunicación llegue al destino de forma precisa y a tiempo. Los acuerdos sobre el idioma, el contenido, la forma y el medio que los humanos generalmente usamos en forma implícita se reflejan en la red.

Comunicación verbal y no verbal

Dos tipos de comunicación de los que se suele hablar mucho son la comunicación verbal y la no verbal. Esta clasificación dicotómica se refiere a si el mensaje es verbalizado o no.

1. Comunicación verbal

La comunicación verbal se caracteriza por el uso de las palabras en la interacción entre el emisor y el receptor. Existen dos tipo, pues se las palabras o el lenguaje puede ser expresado de manera hablada o escrita:

• Comunicación oral: se realiza a través de signos orales o palabras habladas. Los gritos, el llanto o la risa también son comunicación oral.
• Comunicación escrita: se realiza a través de códigos escritos. Los jeroglíficos, alfabetos o logotipos también pertenecen a este tipo de comunicación.

Comunicación no verbal

Este tipo de lenguaje se lleva a cabo sin el uso de palabras y, en muchos casos de forma inconsciente. Los movimientos corporales, las posturas, la mirada, la forma de sentarse o de andar son algunos ejemplos.

Individual

En este tipo de comunicación solamente interactúan un emisor y un receptor, es decir, que la comunicación se prodce de individuo a individuo. Es un marco de interacciones caracterizado por la privacidad y por la imposibilidad de pretender impactar en una audiencia o una tercera persona que observa.

Colectiva

Este tipo de comunicación ocurre cuando hay más de dos personas que intercambian mensajes. En estos casos, puede darse la situación de que a pesar de que una persona se dirige a la otra en su discurso, se pretende causar un efecto no en ella, sino en el resto de la gente.

Intrapersonal

Este tipo de comunicación se da cuando una persona se comunica consigo misma. Por ejemplo, cuando alguien tiene que tomar una decisión y razona las soluciones. Está discutido si realmente se puede considerar comunicación.

Interindividual

La comunicación interindividual ocurre cuando dos personas se comunican, ya sea de forma verbal o no verbal, expresando básicamente sentimientos.

Intragrupal

Este tipo de comunicación se da cuando se comunican dos o varias personas pertenecientes a un mismo grupo o colectivo.

Intergrupal

La comunicación intergrupal se refiere a la comunicación que existe entre grupos. Por ejemplo, entre los intérpretes y un grupo de espectadores.

Comunicación masiva

La comunicación masiva o de masas se refiere a la interacción entre un emisor único y un receptor masivo o audiencia. El receptor debe ser: un grupo grande de personas, ser heterogéneo y ser anónimo.

Comunicación visual

En este tipo de comunicación, se transmiten mensajes (por ejemplo, ideas) a través del medio visual y son percibidos a través de la vista.

Comunicación auditiva

Es un tipo de comunicación en el que los mensajes y la información es percibida a través del oído. Por ejemplo, la música. 

Comunicación táctil

En la comunicación táctil, la información se percibe a través del tacto, generalmente por la piel o mediante escritos en braille.

 Comunicación olfativa

El mensaje que se recibe por la vía olfatoria da forma a la comunicación olfatoria. Por ejemplo, el acto de percibir la información que da una persona por su olor. 

Comunicación gustativa

Es un tipo de comunicación en el que la información se envía a través del gusto. Por ejemplo, cuando un “chef” elabora una receta para un grupo de comensales.

Comunicación telefónica

Es la comunicación que se realiza a través del aparato telefónico. Ya sea fijo o móvil. Permite interactuar con personas que están lejos.

Comunicación virtual o digital

La comunicación virtual o digital es la comunicación que se produce gracias al mundo conectado a través de Internet. 

Comunicación televisiva

La comunicación que ocurre a través del televisor es la comunicación televisiva.

Comunicación cinematográfica

Es la comunicación que se produce a través de la gran pantalla y gracias a los largometrajes o producciones cinematográficas.

Comunicación publicitaria

Este tipo de comunicación ocurre cuando una empresa envía un mensaje, generalmente a un grupo de consumidores, para dar a conocer su marca o vender un producto. 

Comunicación periodística

Es la comunicación que se hace a través de diferentes medios de comunicación con la finalidad de informar al receptor desde la óptica periodística.

Comunicación educativa

El contenido de esta clase de comunicación es de tipo educativo. Por ejemplo, cuando un alumno asiste a una clase en la que su profesor está impartiendo una materia.

Comunicación política

La información de este tipo es de comunicación es política y el contenido suele tener una fuerte carga ideológica. Por ejemplo, cuando alguien asiste a un debate en el que el emisor es un político que pretende ganar su voto. A diferencia de la publicidad, la propaganda no tiene como objetivo animar a comprar, sino cambiar la mentalidad de los receptores.

Comunicación por señas

Este tipo de comunicación se refiere a la que emplean las personas sordas y sordomudas y las personas de su entorno para establecer un canal de comunicación con sus círculos sociales social, ya sea conformado por otros sordos o personas sin problemas auditivos.

Comunicación organizacional

La comunicación organizacional se refiere a la comunicación que ocurre dentro de las empresas y de la empresas hacia afuera. También recibe el nombre de comunicación corporativa.

Comunicación vertical

La comunicación vertical es un tipo de comunicación que se da entre diferentes niveles o posiciones jerárquicas dentro de una organización. Existen de dos tipos:

• Comunicación ascendente: de los empleados a los mandos superiores.
• Comunicación descendente: de los mandos superiores a los empleados.

Comunicación horizontal

Otro tipo de comunicación organizacional que ocurre dentro del mismo nivel. Por ejemplo, entre departamentos con el mismo rango jerárquico o entre trabajadores de la misma oficina.

Comunicación sexual

El contenido de la comunicación es de tipo sexual. Ya sea a través de lenguaje verbal o enviando fotografías a través de WhatsApp, lo que se conoce como “Sexting”.

Comunicación emocional

La comunicación emocional se refiere a que el contenido es de tipo emocional. Puede ser verbal, al expresar los sentimientos, o no verbal, por ejemplo, al reír o llorar.